Це витяг з книги американського журналіста і оратора Філа Саймона (Phil Simon). Мова піде про те, як люди вторгаються в життя один одного за допомогою електронної пошти і як цьому протистояти.
Якщо при роботі з електронною поштою вам здається, ніби ви граєте в гру, де потрібно «наздогнати» молотком крота, який раптово вилазить то в одній, то в іншій норці, ви не самотні. Email за замовчуванням - головний канал бізнес-комунікацій. За оцінками Radicati Group, середньостатистичний офісний клерк отримує близько 100 електронних листів в день. Це число щороку збільшується на 15%. У липні 2012 року консалтингова компанія McKinsey Global Institute опублікувала доповідь під назвою «Соціальна економіка: підвищення вартості і продуктивності за допомогою соціальних технологій» (The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies). У ньому сказано, що рядові співробітники проводять 28% свого робочого часу за менеджментом електронної пошти.
Вдумайтесь. Якщо у вас 50-годинний робочий тиждень, то 14 годин з них ви витрачаєте на читання і написання електронних листів. Навряд чи ви проводите стільки ж часу в Word, Excel або інших робочих програмах.
Можливо, ці цифри не були б проблемою, якби email дійсно був ефективним каналом зв'язку. Вірніше, він є таким для деяких компаній. Але в більшості випадків це не так. Зрозуміло, електронна пошта має право на існування, але не варто захоплюватися. Дослідження показують, що постійна перевірка вхідних знижує рівень IQ.
За останні роки електронна пошта стала справжнім бичем бізнес-комунікацій. Проте не варто звинувачувати її у всіх бідах. Звинувачувати технології зручно: це гарна відмазка, щоб не дивитися в дзеркало. Адже якщо ми заглянемо всередину, то зрозуміємо, що проблема не в email як такому, а в тому, як ми ним користуємося.
Суть не в тому, щоб відмовитися від електронної пошти (хоча деякі так і роблять). Суть в тому, щоб використовувати її раціонально.
З чого почати?
Зрозумійте, email ≠ бесіда
По електронній пошті можна вести діалог так само, як у реальному житті. Між листами завжди є тимчасові проміжки, і текстові послання не передбачають тісних дружніх проявів до співрозмовника. Джастін Крюгер (Justin Kruger) з Нью-Йоркського університету і Ніколас Еплі (Nicholas Epley) із Чиказького університету довели, що через відсутність невербальних сигналів люди невірно трактують електронні повідомлення.
Психологи встановили, що правильно інтерпретувати настрій у текстовому повідомленні виходить лише в половині випадків. Смайли, на жаль, не допоможуть, наприклад, відрізнити гумор від сарказму. Це часто призводить до непорозумінь. Чи готові ви кожен раз підкидати монетку в спробах вгадати, чи зрозумілий співрозмовнику ваш посил?
Дотримуйтесь правила трьох листів
Прийнявши той факт, що email не краще місце для душевних бесід, переходьте до дій.
Використовуйте правило трьох листів: якщо питання не вирішене за три електронні листи, потрібна особиста зустріч.
Воно застосовується для вирішення як адміністративних завдань (наприклад, планування зборів), так і особистих. Воно збереже вам багато часу і вбереже від безлічі розчарувань. Однак подобається воно далеко не всім, будьте готові до невдоволення деяких товаришів. З розумною часткою допущення, але пора позбавлятися від установки «з усіх питань є пошта».
Не вирішуйте термінові справи по email
Якщо проблема дійсно важлива і вимагає негайних дій, не вирішуйте її в електронному листуванні. Для цього є телефон. Нехай це стане правилом у вашій компанії.
Не використовуйте email для управління завданнями
Електронна пошта - це не таск-менеджер. Але багато хто використовує email саме в якості такого. Не дивно, що вони постійно відволікаються. Відкрив ящик, щоб звіритися з завданнями, а на тебе обрушився потік робітників і особистих повідомлень. Легко переключитися на них, забувши, для чого ж відкривав поштовий клієнт.
Для управління завданнями є окремі програми: Todoist, DropTask, Flow та інші. Це не заміна електронної пошти, вони спрямовані на цілі, яких ви намагаєтеся досягти.
Todoist: Список завдань | To-Do List. Скачати з App Store.
Todoist: Список завдань. Скачати з Google Play.
DropTask HD - Visual To-Do List. Скачати з App Store.
DropTask - Visual To Do List. Скачати з Google Play.
Flow - Team Tasks. Скачати з App Store.
Flow - Team Tasks. Скачати з Google Play.
Те ж саме з управлінням проектами. Trello, Asana або Basecamp - зручні та доступні інструменти, які позбавлять вас від кілометрових ланцюжків повідомлень.
Не ставтеся до спілкування як до видобутку вугілля в шахті
Не всі є вільними у своїх трудових відносинах. Багато хто ненавидить свою роботу, в тому числі тому, що не можуть вибирати собі колег, клієнтів і партнерів. Деякі з них занадто «зайняті», щоб говорити по телефону - краще напишуть десяток повідомлень замість того, щоб за дві хвилини обговорити все на словах.
У цьому випадку потрібно звернути увагу на манеру їхнього спілкування (слова, обороти і так далі). Запитайте себе, чи дійсно ви хочете взаємодіяти з людьми, які "шарахаються" від телефону та розмовної мови. Придивіться до претендентів вакантної посади у вашій компанії, потенційним клієнтам або можливо майбутнім постачальникам. Якщо вони спочатку спілкуються так, немов добувають руду в шахті, то які шанси, що вони зміняться?
Пам'ятайте про життя поза email
Воно є! Не бійтеся закривати поштову скриньку. Світ не завалиться. Це очевидно, але для багатьох може стати одкровенням. Так, у компанії Klick Health заборонили співробітникам користуватися електронною поштою. За словами її генерального директора, email - це інструмент, який віддає контроль над собою іншим людям.
А як думаєте ви: чи дійсно електронна пошта управляє людьми, нав'язуючи їм завдання і порядок їх виконання?
Немає коментарів:
Дописати коментар